Kalau kamu bekerja di bagian HRD atau rekrutmen, pasti sudah tidak asing dengan kegiatan memanggil calon karyawan untuk wawancara. Nah, salah satu cara paling praktis dan efisien yang sering digunakan adalah melalui email. Mengirim surat panggilan interview via email bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga mencerminkan profesionalitas perusahaan.
Bagi kamu yang baru pertama kali menulisnya, mungkin muncul pertanyaan: bagaimana sih cara membuat surat panggilan interview yang baik dan benar? Apakah harus menggunakan format tertentu? Apa saja yang perlu dicantumkan agar terlihat sopan dan jelas?
Tenang, di artikel ini kamu akan menemukan 8 contoh surat panggilan interview via email yang bisa kamu jadikan referensi. Tidak hanya itu, kamu juga akan belajar tentang struktur, etika, dan tips penting agar email yang kamu kirim terlihat profesional serta membuat kandidat merasa dihargai.
Mengapa Surat Panggilan Interview via Email Itu Penting?
Sebelum kita masuk ke contohnya, penting untuk memahami dulu alasan kenapa format email ini tidak boleh dibuat asal-asalan.
- Mencerminkan citra perusahaan. Email interview yang ditulis dengan rapi dan profesional menunjukkan bahwa perusahaan kamu serius dalam proses rekrutmen.
- Memberikan informasi yang jelas. Kandidat bisa langsung tahu waktu, tempat, dan posisi yang akan diwawancarai tanpa perlu bolak-balik bertanya.
- Meningkatkan peluang kehadiran. Email yang terstruktur dengan baik dan ramah bisa membuat pelamar merasa lebih nyaman dan bersemangat datang ke wawancara.
Struktur Umum Surat Panggilan Interview via Email
Agar surat panggilanmu terlihat profesional, kamu bisa mengikuti struktur berikut:
- Subjek Email: Subjek harus jelas dan singkat, misalnya: Panggilan Interview – Posisi Digital Marketing di PT Maju Bersama.
- Salam Pembuka: Gunakan sapaan sopan, contohnya: Yth. Bapak/Ibu [Nama Kandidat].
- Pembuka dan Ucapan Terima Kasih: Beri sedikit apresiasi kepada pelamar karena telah melamar di perusahaan kamu.
- Isi Utama Email: Jelaskan waktu, tanggal, lokasi, atau link online meeting jika wawancara dilakukan secara daring. Tambahkan juga nama pewawancara jika perlu.
- Penutup: Akhiri dengan kalimat sopan, misalnya: Kami menantikan kehadiran Anda sesuai jadwal yang telah ditentukan.
- Tanda Tangan: Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan kontak HR yang bisa dihubungi.
8 Contoh Surat Panggilan Interview via Email yang Baik dan Benar
Berikut ini adalah berbagai contoh surat panggilan interview via email dengan gaya dan konteks yang berbeda.
1. Contoh Surat Panggilan Interview Formal untuk Posisi Kantoran
Subjek: Panggilan Interview – Posisi Staff Administrasi
Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelamar],
Terima kasih telah mengirimkan lamaran kerja untuk posisi Staff Administrasi di PT Sinar Terang Abadi. Kami telah meninjau berkas lamaran Anda dan dengan senang hati mengundang Anda untuk mengikuti proses wawancara.
Waktu: Selasa, 22 Oktober 2025
Pukul: 10.00 WIB
Tempat: Kantor Pusat PT Sinar Terang Abadi, Jl. Sudirman No. 22, Jakarta Pusat
Harap membawa CV terbaru dan alat tulis. Mohon konfirmasi kehadiran melalui email ini atau WhatsApp di 0812-3456-7890.
Salam hangat,
HRD PT Sinar Terang Abadi
2. Contoh Surat Panggilan Interview Online via Zoom
Subjek: Undangan Interview Online – Posisi Content Writer
Hai [Nama Pelamar],
Selamat! Lamaranmu untuk posisi Content Writer sudah lolos ke tahap wawancara. Wawancara akan dilaksanakan secara online melalui Zoom.
Tanggal: Kamis, 24 Oktober 2025
Pukul: 09.00 WIB
Link Zoom: [link meeting]
Meeting ID: 789 123 456
Pastikan kamu sudah mempersiapkan koneksi internet yang stabil dan perangkat kamera yang berfungsi dengan baik.
Salam,
Tim HR PT Kreatif Digital Nusantara
3. Contoh Surat Panggilan Interview Singkat dan Sopan
Subjek: Interview – Posisi Customer Service
Yth. [Nama Pelamar],
Kami mengundang Anda untuk hadir pada wawancara untuk posisi Customer Service.
Tanggal: Jumat, 25 Oktober 2025
Pukul: 13.00 WIB
Tempat: Kantor PT Harmoni Sentosa, Jl. Diponegoro No. 10, Bandung
Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui email ini.
Terima kasih,
HRD PT Harmoni Sentosa
4. Contoh Surat Panggilan Interview untuk Fresh Graduate
Subjek: Undangan Interview – Posisi Management Trainee
Hai [Nama Pelamar],
Terima kasih telah melamar di PT Cipta Talenta Muda untuk posisi Management Trainee. Kami mengundang kamu untuk mengikuti sesi wawancara tahap pertama.
Tanggal: Senin, 28 Oktober 2025
Pukul: 09.30 WIB
Tempat: Gedung PT Cipta Talenta Muda, Lt. 3 Ruang HR
Jangan lupa membawa fotokopi ijazah dan transkrip nilai. Kami tunggu kehadiranmu!
Salam,
HRD PT Cipta Talenta Muda
5. Contoh Surat Panggilan Interview untuk Perusahaan Startup
Subjek: Interview Invitation – Posisi UI/UX Designer
Hai [Nama Pelamar],
Kami senang membaca portofoliomu! Kamu kami undang untuk wawancara bersama tim rekrutmen kami di PT NextTech Solutions.
Tanggal: Selasa, 29 Oktober 2025
Pukul: 15.00 WIB
Platform: Google Meet (link akan dikirim 1 hari sebelum wawancara)
Kami tunggu konfirmasi kehadiranmu ya!
Cheers,
Tim HR NextTech Solutions
6. Contoh Surat Panggilan Interview Bahasa Inggris
Subject: Interview Invitation – Marketing Executive Position
Dear [Candidate Name],
Thank you for applying for the Marketing Executive position at PT Global Vision. We are pleased to invite you for an interview session.
Date: Thursday, October 31, 2025
Time: 11.00 AM
Venue: PT Global Vision Office, Jakarta
Please confirm your attendance by replying to this email.
Best regards,
HR Department
7. Contoh Surat Interview via Email untuk Tahap Kedua
Subjek: Undangan Interview Tahap Kedua – Posisi Finance Officer
Yth. [Nama Pelamar],
Selamat, Anda telah lolos ke tahap kedua proses rekrutmen kami. Tahap ini akan berupa wawancara dengan manajer departemen keuangan.
Tanggal: Senin, 4 November 2025
Pukul: 10.00 WIB
Tempat: Kantor PT Maju Sejahtera, Lantai 2 Ruang Meeting Utama
Kami tunggu konfirmasi Anda paling lambat tanggal 2 November 2025.
Hormat kami,
HRD PT Maju Sejahtera
8. Contoh Surat Panggilan Interview via Email untuk Posisi Freelance
Subjek: Undangan Interview Freelance – Posisi Video Editor
Hai [Nama Pelamar],
Kami telah meninjau portofoliomu dan tertarik untuk melanjutkan ke tahap wawancara.
Tanggal: Rabu, 6 November 2025
Pukul: 14.00 WIB
Metode: Online via Google Meet
Kami tunggu konfirmasi kehadiranmu ya. Sampai jumpa di sesi wawancara!
Terima kasih,
Tim HR Kreativa Studio
Tips Penting Saat Mengirim Surat Panggilan Interview via Email
Agar surat yang kamu kirim terlihat profesional dan tidak disalahpahami, perhatikan beberapa hal ini:
- Gunakan alamat email resmi perusahaan. Hindari menggunakan alamat pribadi seperti Gmail biasa jika kamu mewakili perusahaan.
- Periksa kembali ejaan dan tata bahasa. Kesalahan kecil bisa memberi kesan kurang profesional.
- Sertakan informasi yang lengkap dan jelas. Jangan sampai pelamar bingung tentang waktu atau tempat wawancara.
- Gunakan bahasa yang ramah namun tetap sopan. Ini membuat kandidat merasa dihargai.
- Selalu minta konfirmasi kehadiran. Hal ini membantu tim HR mempersiapkan jadwal dengan lebih efisien.
Kesimpulan
Sekarang kamu sudah tahu seperti apa format dan contoh surat panggilan interview via email yang baik dan benar. Intinya, surat tersebut harus jelas, sopan, dan informatif. Gunakan struktur yang teratur agar penerima langsung memahami maksud email tanpa perlu bertanya ulang.
Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, kamu bisa menulis email panggilan interview yang profesional dan meninggalkan kesan positif bagi calon karyawan. Pada akhirnya, komunikasi yang baik adalah langkah awal menuju kerja sama yang sukses antara perusahaan dan kandidat terbaik.
Posting Komentar