Ketika kampus mengirimkan surat permohonan magang untuk mahasiswanya, perusahaan biasanya perlu memberikan surat balasan resmi sebagai bentuk konfirmasi penerimaan atau penolakan. Mungkin kamu pernah diminta oleh atasan untuk membuat surat seperti ini, tapi masih bingung bagaimana format dan isinya agar terlihat profesional. Tenang saja, di artikel ini kamu akan belajar cara membuat surat balasan magang yang benar, lengkap dengan lima contoh surat balasan magang dari perusahaan untuk kampus yang bisa kamu jadikan referensi.
Selain contoh, artikel ini juga akan membahas struktur surat, tips penulisan, serta hal-hal penting yang sering dilupakan dalam pembuatan surat resmi agar terlihat sopan dan kredibel di mata kampus. Yuk, kita mulai dari pengertiannya dulu.
Apa Itu Surat Balasan Magang dari Perusahaan?
Surat balasan magang adalah surat resmi yang dikirim oleh pihak perusahaan kepada kampus untuk menanggapi surat permohonan magang yang sebelumnya dikirim oleh pihak universitas atau fakultas. Tujuan utamanya adalah memberikan kepastian kepada pihak kampus mengenai diterima atau tidaknya mahasiswa mereka untuk melaksanakan kegiatan magang di perusahaan tersebut.
Biasanya surat ini berisi beberapa poin penting seperti:
- Tanggal dan nomor surat
- Identitas perusahaan dan kampus
- Pernyataan penerimaan atau penolakan magang
- Rincian jadwal atau divisi tempat mahasiswa akan magang
- Tanda tangan dan cap perusahaan
Surat balasan ini menjadi dokumen penting karena digunakan kampus untuk mendata perusahaan mitra dan memastikan kegiatan magang berlangsung sesuai aturan akademik.
Mengapa Surat Balasan Magang Itu Penting?
Kamu mungkin berpikir surat ini hanyalah formalitas, padahal fungsinya sangat vital. Berikut alasannya:
- Sebagai bukti kerja sama resmi. Surat balasan menunjukkan adanya hubungan formal antara kampus dan perusahaan.
- Untuk administrasi kampus. Dokumen ini biasanya menjadi syarat mahasiswa sebelum turun ke lapangan.
- Menunjukkan profesionalitas perusahaan. Dengan surat balasan yang rapi dan sopan, perusahaan terlihat serius dalam menerima peserta magang.
- Menghindari kesalahpahaman. Surat ini mengonfirmasi waktu, jumlah peserta, serta bidang kerja yang akan dijalani mahasiswa.
Struktur Surat Balasan Magang yang Benar
Sebelum kamu melihat contoh suratnya, pahami dulu struktur umumnya agar lebih mudah menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaanmu.
- Kop Surat Perusahaan: Wajib ada untuk menunjukkan identitas perusahaan dan membuat surat terlihat resmi.
- Nomor Surat dan Tanggal: Gunakan format penomoran surat sesuai ketentuan perusahaan, diikuti tanggal pembuatan surat.
- Perihal Surat: Biasanya menggunakan kalimat seperti “Balasan Surat Permohonan Magang.”
- Alamat Tujuan: Ditujukan kepada pihak kampus atau fakultas yang bersangkutan.
- Isi Surat: Berisi pernyataan penerimaan atau penolakan, serta detail tambahan seperti waktu pelaksanaan atau divisi magang.
- Penutup dan Tanda Tangan: Akhiri dengan ucapan terima kasih dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Jangan lupa tambahkan cap perusahaan.
5 Contoh Surat Balasan Magang dari Perusahaan untuk Kampus
Nah, sekarang saatnya kamu lihat beberapa contoh surat balasan magang dari perusahaan untuk kampus yang bisa kamu tiru atau sesuaikan dengan kebutuhan.
1. Contoh Surat Balasan Penerimaan Magang Umum
[Kop Surat Perusahaan]
Nomor: 034/HRD/IV/2025
Perihal: Balasan Surat Permohonan Magang
Kepada Yth.
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Nusantara
di Tempat
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat permohonan magang yang kami terima pada tanggal 5 April 2025, bersama ini kami informasikan bahwa perusahaan kami PT Mitra Sukses Abadi bersedia menerima mahasiswa dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Nusantara untuk melaksanakan kegiatan magang selama tiga bulan, terhitung mulai 1 Mei hingga 31 Juli 2025.
Kami berharap kerja sama ini dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak.
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Mitra Sukses Abadi
2. Contoh Surat Balasan Magang untuk Fakultas Teknik
Nomor: 078/ENG/VI/2025
Perihal: Balasan Permohonan Magang
Kepada Yth.
Dekan Fakultas Teknik
Universitas Bumi Persada
Dengan hormat,
Setelah kami pelajari surat permohonan magang yang dikirimkan, kami menyatakan bersedia menerima tiga mahasiswa dari Fakultas Teknik untuk magang di Divisi Produksi selama dua bulan.
Kami berharap program ini dapat menjadi ajang pembelajaran yang berharga bagi mahasiswa dalam mengenal dunia industri.
Hormat kami,
Kepala Divisi Produksi
PT Cipta Karya Mandiri
3. Contoh Surat Balasan Penolakan Magang
Nomor: 099/HRD/V/2025
Perihal: Balasan Permohonan Magang
Kepada Yth.
Ketua Program Studi Administrasi Bisnis
Universitas Harapan Bangsa
Dengan hormat,
Terima kasih atas kepercayaan yang diberikan kepada perusahaan kami sebagai tempat magang mahasiswa. Namun, dengan berat hati kami informasikan bahwa saat ini kuota magang di perusahaan kami sudah penuh sehingga belum dapat menerima peserta magang tambahan.
Kami berharap dapat bekerja sama kembali di waktu yang akan datang.
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Gemilang Abadi Sentosa
4. Contoh Surat Balasan Penerimaan Magang dengan Detail Divisi
Nomor: 121/HRD/VII/2025
Perihal: Balasan Permohonan Magang
Kepada Yth.
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Teknologi Maju
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat permohonan magang yang kami terima, perusahaan kami bersedia menerima dua mahasiswa untuk melaksanakan magang di Divisi IT Development selama tiga bulan, dimulai pada 10 Juni 2025.
Kami berharap kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar dan memberikan pengalaman berharga bagi mahasiswa.
Hormat kami,
HR Manager
PT Digital Nusantara
5. Contoh Surat Balasan Magang Singkat dan Padat
Nomor: 145/HRD/VIII/2025
Perihal: Balasan Surat Permohonan Magang
Kepada Yth.
Dekan Fakultas Komunikasi
Universitas Pertiwi
Dengan hormat,
Kami telah menerima surat permohonan magang dari Fakultas Komunikasi Universitas Pertiwi dan dengan ini menyatakan kesediaan untuk menerima dua mahasiswa sebagai peserta magang di Divisi Public Relations.
Terima kasih atas kerja sama yang baik.
Hormat kami,
Kepala HRD
PT Media Citra Nusantara
Tips Membuat Surat Balasan Magang agar Terlihat Profesional
Kamu bisa menulis surat balasan magang dengan mudah asalkan memperhatikan beberapa hal berikut:
- Gunakan bahasa formal tapi tetap jelas. Hindari bahasa yang bertele-tele.
- Pastikan data akurat. Nama kampus, fakultas, dan tanggal magang harus benar.
- Gunakan format surat resmi. Tambahkan kop surat dan cap perusahaan agar sah secara administrasi.
- Tunjukkan sikap positif. Bahkan jika menolak permohonan magang, gunakan kalimat yang sopan dan profesional.
- Periksa ejaan dan tanda baca. Surat yang rapi menunjukkan keseriusan perusahaan.
Penutup
Membuat surat balasan magang dari perusahaan ke kampus sebenarnya tidak sulit jika kamu sudah tahu struktur dan gaya penulisannya. Contoh-contoh di atas bisa kamu jadikan acuan untuk membuat surat yang sesuai dengan situasi di perusahaanmu, baik itu untuk penerimaan maupun penolakan.
Semoga contoh dan panduan dalam artikel ini membantu kamu memahami cara membuat contoh surat balasan magang dari perusahaan untuk kampus yang sopan, rapi, dan sesuai standar perusahaan.
Posting Komentar